Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over Business OS: accounts, toegang, ondersteuning, beveiliging en de functies die je gebruikt. Een klantorganisatie bepaalt zelf waarom zij klantgegevens, sollicitaties, personeelsgegevens, afspraken of beelden verwerkt en is daarvoor doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover Business OS uitsluitend in haar opdracht verwerkt, is Business OS verwerker.

De verklaring van je organisatie, werkgever, praktijk of de bezochte klantwebsite blijft ook relevant. Deze platformverklaring vervangt die niet. Verzoeken over organisatiegegevens worden met de verantwoordelijke organisatie afgestemd.

Gaat het om een sollicitatie bij 7EVEN? Je kunt contact opnemen via 7evenantwerpen@gmail.com. Vermeld of je verdere benadering wilt stoppen, je sollicitatie wilt intrekken, inzage wilt of verwijdering wilt vragen. Stuur niet meteen een identiteitsbewijs. Een verzoek is niet hetzelfde als automatisch alle gegevens verwijderen; een eventuele noodzakelijke uitzondering moet worden uitgelegd.

Account en toegang: naam, e-mailadres, organisatie, rol, accountidentificatie, inloggegevens en instellingen. Bij ‘Accepteren en verder’ worden je accountidentificatie, de versie van deze verklaring en het tijdstip opgeslagen. Je accepteert hiermee de kennisname van de verklaring, niet een algemene toestemming of afstand van rechten. Dit gebeurt alleen nadat je zelf hebt aangegeven de verklaring te hebben gelezen; uitloggen maakt geen leesbevestiging.

Werkruimte: contactgegevens, sollicitaties, notities, afspraken, beschikbaarheid, berichten en bestanden die jij of bevoegde gebruikers toevoegen. Beeld en audio kunnen personen herkenbaar maken. E-mail- en sociale koppelingen verwerken de benodigde accountgegevens, toegangstokens, berichten of publicatiegegevens.

AI en marketing: opdrachten, geselecteerde context, referentiebeelden, audio, video, resultaten en gegevens over verwerking en credits.

Technisch: tijdstippen, fout- en beveiligingsmeldingen, apparaat- en browsergegevens, pushabonnementen en bij hostingverzoeken netwerkgegevens zoals een IP-adres. De verkeersmeting telt QR- en korte-linkopeningen en, na een afzonderlijke keuze op de klantwebsite, websitebezoeken. Historische metingen kunnen meer gegevens bevatten dan de nieuwe, beperkte meting; zie onderdeel 7.

Gegevens komen van jou, bevoegde gebruikers, gekoppelde diensten of openbare bedrijfsbronnen bij onderzoek. Openbaar beschikbare contactgegevens kunnen nog steeds persoonsgegevens zijn.

Dienstverlening: toegang aanvragen, een account gebruiken en jouw opdrachten uitvoeren. Als je zelf contractspartij bent: uitvoering van de overeenkomst of stappen op jouw verzoek daarvoor. Voor organisatiegebruikers: het gerechtvaardigde belang om hun organisatie toegang tot de dienst te geven, voor zover noodzakelijk en afgewogen tegen hun privacy.

Ondersteuning en beveiliging: vragen beantwoorden, storingen onderzoeken, misbruik voorkomen en toegang beheren, op grond van het gerechtvaardigde belang van een werkende en veilige dienst.

Wettelijke verplichtingen: privacyverzoeken afhandelen en toepasselijke administratieve verplichtingen. Een leesbevestiging dient om de informatieverstrekking te onderbouwen; zij vervangt geen afzonderlijke grondslag voor een andere verwerking.

Optionele verwerking: waar toestemming nodig is, moet die afzonderlijk, specifiek en vrij worden gevraagd en ingetrokken kunnen worden. Een toestemming voor microfoon of pushmeldingen is niet automatisch toestemming voor ander gebruik.

Naam, e-mailadres, organisatie en inloggegevens zijn nodig voor accounttoegang. Zonder noodzakelijke gegevens kan die functie niet worden geleverd. Optionele inhoud hoef je niet toe te voegen. Voor organisatiegegevens bepaalt de organisatie haar doelen en grondslagen; een upload bewijst geen toestemming namens herkenbare personen.

Bij gebruik van een AI-functie kunnen je opdracht, benodigde context en gekozen bestanden naar de betreffende leverancier gaan. Gebruik geen onnodige persoonsgegevens en alleen inhoud die je rechtmatig mag laten verwerken.

AI-uitkomsten kunnen onjuist zijn. Controleer inhoud en rechten vóór gebruik of publicatie. Deze functies zijn niet bedoeld om zonder menselijke beoordeling beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen te nemen.

Bij een publicatieopdracht ontvangt het gekozen sociale platform de benodigde media, tekst en accountgegevens. Dat platform heeft eigen privacyregels. Een film maken of deze verklaring lezen is geen publicatieopdracht.

AI-aanbieders verwerken opdrachten en bestanden volgens de instellingen en afspraken van de gekozen dienst. Bewaartermijnen en eventueel gebruik voor modelverbetering verschillen per aanbieder. Via het privacycontact kun je vóór gebruik opvragen welke leverancier, bewaartermijn en instellingen voor een functie gelden. Een leesbevestiging geeft geen toestemming voor modeltraining of het publiceren van beelden.

Bevoegde organisatiegebruikers en platformbeheerders kunnen gegevens nodig hebben voor hun werk, ondersteuning of beveiliging. Organisaties en rollen worden gebruikt om toegang te beperken.

Basisvoorzieningen: Netlify voor hosting en uitvoering, Supabase voor database, accounts en opslag. Afhankelijk van de functie: AI- en mediaproviders zoals OpenAI en Runway; spraak- en communicatieproviders; e-mail via Resend of de gekoppelde SMTP-, Google- of Microsoft-dienst; n8n voor ingestelde automatiseringen; onderzoeksdiensten; browserleveranciers voor push; en het gekozen sociale platform, bijvoorbeeld Meta of TikTok.

Niet iedere koppeling is overal actief. Leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Daarvoor is een passend doorgiftemechanisme nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen.

Informatie over de gebruikte leverancier, verwerkingslanden en een kopie van de toepasselijke doorgiftewaarborgen kun je opvragen via het privacycontact. De controle van verwerkersafspraken, regio’s en doorgiftewaarborgen is nog niet voor alle koppelingen afgerond.

Er is geen automatische verwijdertermijn die voor alle gegevens geldt. Accounts worden bewaard zolang toegang nodig is; daarna alleen voor een concrete wettelijke plicht, beveiligingsonderzoek of geschil. Leesbevestigingen zijn aan het account gekoppeld en verdwijnen bij verwijdering van dat account.

Ondersteuningsberichten blijven zolang de vraag of klacht loopt en zo nodig om de afhandeling te onderbouwen. Organisatiegegevens, sollicitaties, bestanden en films blijven zolang de verantwoordelijke organisatie ze voor het opgegeven doel nodig heeft, met haar instructies en toepasselijke bewaarplichten.

Voor sollicitaties bepaalt de verantwoordelijke organisatie de bewaartermijn aan de hand van de sollicitatieprocedure en eventuele afspraken over toekomstige vacatures. Gebruik voor nieuwsbrieven of andere doelen vraagt een eigen grondslag. Verwijdering van bestaande sollicitaties gebeurt niet automatisch door deze verklaring te lezen.

Technische gegevens en back-ups blijven gedurende de noodzakelijke periode voor beveiliging, foutoplossing of herstel. Verwijderen uit de actieve omgeving wist niet onmiddellijk elke back-up. Exacte leveranciers- en modulespecifieke termijnen moeten nog worden vastgelegd en gecontroleerd.

Vraag verwijdering of uitleg via het privacycontact. Als bewaren noodzakelijk blijft, moet worden uitgelegd welke gegevens en waarom. Een verzoek wijzigt niet automatisch de administratie van een zelfstandig sociaal platform.

Cookies en browseropslag worden gebruikt voor inloggen, beveiliging, thema- en organisatievoorkeuren, concepten en de werking van de geïnstalleerde webapp. Voor strikt noodzakelijke opslag is geen afzonderlijke cookietoestemming nodig.

QR- en korte links: Business OS telt de opgevraagde doorverwijzing met alleen de link en het tijdstip. De meettabel ontvangt daarbij geen IP-adres, browserkenmerken, verwijzer of bezoekeridentificatie. Er wordt geen trackingcookie geplaatst. Zo kunnen organisaties het gebruik van hun links zien.

Websitebezoekmeting: op websites met de Business OS-tracker verschijnt een afzonderlijke keuze ‘Toestaan’ of ‘Weigeren’. Na toestaan meten we geopende pagina’s en actieve tijd voor de statistieken van die organisatie. De meetgegevens bevatten het websitedomein, tijdstippen en een willekeurige code die alleen tijdens die geopende pagina bestaat. We slaan voor deze nieuwe metingen geen volledig pagina-adres, zoekparameters, verwijzer, IP-adres of browserkenmerken op. De code wordt niet in browseropslag bewaard en volgt je niet tussen websites of bezoeken.

Alleen je keuze, keuzeversie en keuzetijd worden maximaal 180 dagen lokaal onthouden onder ‘bos_statistics_choice_…’. Oude ‘bos_visitor_…’- en ‘bos_session_…’-codes worden verwijderd. Bij een gemeten bezoek bewaren we de gebruikte keuzeversie, het opgegeven keuzetijdstip en de ontvangsttijd. De websiteorganisatie krijgt haar eigen statistieken via Business OS; hosting en opslag gebruiken Netlify en Supabase, zoals bij onderdeel 5 beschreven.

Via ‘Bezoekmeting uitzetten’ op de website trek je de keuze met één klik in. Nieuwe meting stopt; ‘Cookiekeuze’ opent de keuze opnieuw. De website blijft werken bij weigeren. Tellingen zijn geen exacte unieke personen: een nieuwe pagina en een QR-klik kunnen afzonderlijk meetellen. Historische gegevens worden niet automatisch gewist; neem voor een privacyverzoek contact op met de websiteorganisatie of het privacycontact hierboven.

Voor toestemmingplichtige tracking is een afzonderlijke vrije keuze nodig, met even eenvoudig weigeren en intrekken. De leesbevestiging schakelt geen tracking in. Toegang tot de app blijft mogelijk zonder toestemming voor optionele verwerking.

Dit beschrijft de Business OS-bezoekmeting. Zelfstandige klantwebsites, andere scripts, ingesloten media en sociale diensten hebben hun eigen instellingen en informatie. Hosting- en beveiligingslogs zijn iets anders dan de statistiekentabellen en kunnen wel netwerkgegevens bevatten.

Via je browser kun je cookies en lokale gegevens wissen. Daarmee kun je ook uitgelogd raken of concepten verliezen; servergegevens worden hierdoor niet gewist.

Onder de toepasselijke voorwaarden kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken; dat maakt eerdere rechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Mail naar tel.nr@icloud.com en vermeld je account of organisatie. Stuur niet meteen een identiteitsbewijs. Als identiteitscontrole nodig is, wordt alleen noodzakelijke aanvullende informatie gevraagd.

In beginsel krijg je binnen één maand antwoord. Bij complexiteit of meerdere verzoeken kan dit met maximaal twee maanden worden verlengd, met uitleg binnen de eerste maand. Een eventuele weigering moet worden toegelicht.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je bevoegde nationale toezichthouder, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Business OS gebruikt accountauthenticatie, organisatierollen en toegangscontroles om toegang te beperken. Meld vermoedelijke verkeerde toegang of verlies via het privacycontact; stuur geen wachtwoorden of onnodige gevoelige gegevens mee.

Nieuwe versies worden hier met een versienummer gepubliceerd. Alle ingelogde Business OS-gebruikers, inclusief beheerders en gratis accounts, moeten de actuele verklaring als gelezen bevestigen vóór verdere toegang. Bij een nieuwe versie vragen we opnieuw een bevestiging. Deze wordt per account en versie vastgelegd. De volledige verklaring en het privacycontact blijven altijd beschikbaar.

Meer informatie: recht op informatie en cookiekeuzes.